Lean Management w praktyce: Sztuka eliminacji marnotrawstwa w projektach IT

We współczesnym świecie, przedsiębiorcy, którzy zaniedbują rozwój technologiczny swojego biznesu, zwyczajnie zostają w tyle. Nie daj wyprzedzić się konkurencji i zapoznaj się z filozofią Lean! W ten sposób wyeliminujesz marnotrawstwo w projektach IT i nie tylko.

Lean Management zostało zapoczątkowane przez japońską potęgę motoryzacyjną znaną na całym świecie - Toyotę już w latach 50. ubiegłego wieku. Toyota Production System (TPS) w głównej mierze opiera się na Lean Management, czyli koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem polegającej na minimalizacji strat przy jednoczesnym dostarczeniu najwyższej klasy produktów swoim klientom.

W tym artykule dowiesz się, czym jest kultura Lean, jakie są jej główne zasady i jakie korzyści przyniesie jej wdrożenie. Dowiesz się również więcej o narzędziach stosowanych w tym systemie oraz sposobach implementacji Lean w projektach IT.

Co to jest Lean?

Czy Lean to Agile? Nie, Lean i Agile to dwa różne, choć powiązane, podejścia do zarządzania projektami i procesami. Obie mają wiele wspólnego, ale są one odmienne i mają swoją unikalną tożsamość i techniki. Metodyki są często łączone w praktyce projektów IT, gdzie Lean pomaga zidentyfikować i redukować marnotrawstwo, a Agile zapewnia elastyczność i zdolność do szybkiego reagowania na zmieniające się wymagania. Wykorzystując jednocześnie Lean i Agile, organizacje mogą lepiej dostosować swoje procesy do dynamicznego środowiska IT, maksymalizując produktywność i satysfakcję klienta.

Nadprodukcja, zbędne zapasy i wzmożony ruch to podstawowe aspekty, które przyczyniają się do marnotrawstwa. Lean Management jako koncepcja zarządzania biznesem promuje zasadę just in time. Polega ona na tym, że proces produkcyjny powinien obejmować wyłącznie niezbędne elementy. Przedsiębiorstwo powinno skupić się na zaspokojeniu aktualnego popytu, a nie magazynowaniu nadwyżek.

Nowoczesny system zarządzania przedsiębiorstwem z wykorzystaniem filozofii Lean Production to przede wszystkim eliminacja marnotrawstwa. Jak to osiągnąć? Pomoże w tym metoda 5S, która skupia się na pięciu sektorach:

• selekcja,
• systematyka,
• sprzątanie,
• standaryzacja,
• samodyscyplina.

W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań, koncepcja Lean Management opiera się na konkretach. Wdrożenie 5S to eliminowanie marnotrawstwa i zbędnych procesów, co pozytywnie przełoży się na efektywność oraz komfort pracy. Metodyka Lean dąży do ciągłego doskonalenia poprzez regularne wprowadzanie niewielkich zmian. Dzięki takiemu rozwiązaniu w firmie nie zapanuje chaos, a jednocześnie będzie się ona nieustannie doskonalić.

Lean Thinking to "szczupłe myślenie", według którego należy skupić się przepływie działań, który ma być niezakłócony i optymalny. To umożliwia określenie wartości produktu, której poszukuje klient. Według tej koncepcji na wartość produktów i usług składają się:

• jakość,
• funkcjonalność,
• cena,
• wygląd,
• dostępność,
• terminowość dostawy.

W ramach Lean Thinking produkty i usługi muszą być jak najwyższej wartości dla klienta. W tym pomogą Ci sprawnie funkcjonujące sklepy internetowe i platformy e-commerce. Po wprowadzeniu kultury Lean Management konsumenci będą mieli gwarancję, że zamówienia zostaną zrealizowane w wyznaczonym miejscu i dokładnie na czas.

Lean Manufacturing vs Lean Management

Właściwie Lean Manufacturing i Lean Management to w potocznej mowie pojęcia stosowane naprzemiennie. Musisz jednak wiedzieć, że nie oznaczają one dokładnie tego samego. Lean Manufacturing to tylko jedna ze składowych Lean Managementu, która skupia się na procesie produkcji. Jego podstawowe cele to zwiększenie płynności oraz optymalizacja produkcji. Ta idea zakłada oszczędności zasobów, na przykład poprzez terminowy system dostaw, wprowadzenie systemu ssącego, czy synchronizację produkcji z innymi procesami.

Lean Transformation polega na reorganizacji firmy tak, aby zlikwidować problem strat. Skupia się między innymi na planowaniu zakupu surowców i logistyce. Może obejmować:

• większą kontrolę zużycia surowca,
• usprawnienie procedur,
• cyfryzację oraz automatyzację systemów produkcyjnych.

Definicja Lean Management jest znacznie bardziej rozszerzona. System zarządzania Lean (management system) obejmuje wszystkie działy w przedsiębiorstwie. Polega on na uszczuplaniu poszczególnych sektorów, co usprawni proces organizacyjny. Według tej koncepcji Lean Team powinien skupić się na dostosowaniu sposobu działania organizacji do aktualnej sytuacji na rynku. Główne założenie to zmaksymalizowanie produkcji i precyzyjny podział zadań i obowiązków.

Jakie są najważniejsze korzyści płynące z wdrożenia Lean w projektach IT?

W branży IT konkurencyjność przedsiębiorstwa to podstawa do zaistnienia, i co ważniejsze utrzymania swojej pozycji na rynku. Wdrożenie Lean Management jest szczególnie ważne w przypadku mniejszych i średnich firm, które muszą samodzielnie zawalczyć o swoją pozycję.

Nasze usługi obejmują wytwarzanie i wdrożenie oprogramowania webowego, które przyczyni się do szybszej i bardziej kompleksowej obsługi klienta. W ten sposób dotrzesz do większej grupy konsumentów i zatrzymasz ich na dłużej. Nowoczesne oprogramowania IT to również sposób na zwiększenie efektywności operacyjnej, co jest kluczowe w rozwijających się przedsiębiorstwach.

Lean Management to koncepcja zarządzania, która poprzez kontrolę jakości i wydajności procesów przyczynia się do ich doskonalenia i eliminacji marnotrawstwa. Narzędzia lean service pozwalają na wytwarzanie produktów bez wad i usterek. Tak oszczędzisz na surowcach i zwiększysz produktywność. Szczegółowe monitorowanie każdego etapu i stale wprowadzane usprawnienia przyczyniają się również do udoskonalania końcowego efektu.

Najważniejsze narzędzia Lean

Coraz poważniej zastanawiasz się nad uszczupleniem i zoptymalizowaniem zarządzania w przedsiębiorstwie? W tym celu wykorzystuje się tak zwany The Lean Toolbox, o którym pisze Daniel T. Jones w swojej książce o Lean. Przyjrzyjmy się tym narzędziom:

5S : Jedną z nich jest metoda 5S, która sprawia, że stanowisko pracy jest bardziej schludne, praktyczne, przyjazne i ergonomiczne. Powinna ona być wdrażana stopniowo między innymi poprzez standaryzację procedur i instrukcji, które będą intuicyjne i łatwe do zrozumienia. Ze stanowiska powinny być również usuwane zbędne przedmioty.

VSM: Value Stream Mapping to podstawowe narzędzia Lean umożliwiające mapowanie strumienia wartości dowolnego procesu w firmach produkcyjnych, na którego podstawie analizuje się i usprawnia poszczególne działania. VSM składa się z trzech etapów, jakimi są:

• diagnoza stanu obecnego,
• stworzenie planu docelowego,
• opracowanie i wdrożenie poszczególnych rozwiązań.

TPM : Celem Total Productive Maintenance jest maksymalne wykorzystanie potencjału dostępnych maszyn i urządzeń z jednoczesną redukcją ich usterek i awarii. Chcesz wprowadzić taką metodę do swojej firmy? Konieczne będzie szkolenie wstępne dla wszystkich pracowników, dzięki któremu zapoznasz ich z planami zarządu i nauczysz bezpiecznego korzystania z urządzeń.

SMED : Czas poświęcony na przezbrajanie maszyn nierzadko powoduje zastoje w pracy. Jak uprawnić ten proces? Pomoże w tym metoda Single Minute Exchange of Die. Założenia Lean skupiają się na oddzieleniu działań wewnętrznych od zewnętrznych, które można wykonać, kiedy maszyna jest włączona.

Six Sigma : Lean Six Sigma to z kolei zestaw statystycznych narzędzi Lean Management, które pomogą zwiększyć rentowność firmy poprzez eliminację defektów produktu. Pierwszym etapem Six Sigma jest zdefiniowanie problemu. Następnie należy poddać go analizie opartej na danych statystycznych. Uzyskane informacje można wykorzystać do rozwiązania każdego problemu produktu.

Kaizen : Lean zakłada dążenie do nieustannego doskonalenia. Na tym właśnie opiera się filozofia Kaizen. Polega ona na systematycznym wprowadzaniu drobnych usprawnień. Kaizen ma tą zaletę, że każdy może proponować swoje zmiany niezależnie od stanowiska. To stworzy prawdziwą burzę mózgów, która pomoże Ci dokonać zmiany kultury organizacyjnej.

Jak zacząć implementację Lean w projekcie IT?

Pracujesz w organizacji na stanowisku kierowniczym? Prowadzisz swoją własną firmę? A może dopiero zaczynasz przygodę w świecie biznesu. Niezależnie od stanowiska czy doświadczenia na rynku, implementacja Lean w firmie IT to zawsze dobry pomysł. Jak jednak się za to zabrać?

Firma typu software house pomoże Ci zaimplementować filozofię Lean Management od podstaw. Zaczynamy od ustalenia punktu widzenia klienta, jego potrzeb i oczekiwań, następnie przystępujemy do przygotowania projektu. Po zaakceptowaniu go przystępujemy do wdrażania Lean.

Implementację nowej metodologii w przedsiębiorstwie czy startupie najlepiej rozpocząć od warsztatów dla wszystkich pracowników. W ten sposób oswoją się oni z nową koncepcją. To wpłynie na jakość kultury organizacyjnej, która jest podstawą do utrzymania dobrej atmosfery w zespole. Kolejnym krokiem jest dobór najbardziej odpowiednich technologii, które nie tylko zaspokoją aktualne potrzeby, ale również umożliwią dalszy rozwój. Tutaj kluczowym etapem jest stworzenie rejestru wymagań. Przygotowywany projekt przedstawiany jest w formie graficznej. Po akceptacji przystępujemy do kodowania warstwy frontowej serwisu. Niezbędne są również optymalizacja i zabezpieczenie platformy. Na końcu przeprowadza się testy funkcjonalne.

Lean Management w praktyce powinien być wdrażany powoli, tak aby nie wywołać dużego zamieszania w szeregach firmy. To wywołałoby wręcz odwrotny efekt do zamierzonego. Rozsądnie dobrane narzędzia uproszczą poszczególne procesy i zmotywują pracowników do efektywnej pracy.

Najczęstsze wyzwania podczas implementacji

Mimo że koncepcja Lean Management jest powszechnie znana i polecana, a jej metodologia wpływa na jakość pracy w organizacji i efektywność firmy, jej wdrożenie może sprawiać pewne problemy. Jednym z nich jest brak zrozumienia koncepcji przez zespół kierowniczy i pracowników. Dlatego tak ważne jest doinformowanie się w tym temacie.

Kolejnym problemem jest zaangażowanie tylko części pracowników. Kaizen w głównej mierze opiera się na współpracy pomiędzy każdą osobą. Zgodnie z zasadami Lean Management powinno stosować się na wszystkich stanowiskach.

Problematyczne mogą być również większe organizacje z zakorzenionymi zasadami. Wtedy proces usystematyzowania fundamentalnych założeń koncepcji Lean Management może być nieco trudniejszy i bardziej czasochłonny. Dlatego na takie rozwiązania najlepiej decydować się jeszcze wtedy, kiedy Twój biznes jest na wczesnym etapie rozwoju.

Czy Lean jest odpowiedni dla wszystkich rodzajów biznesów?

Zasada Lean Management to tak zwane szczupłe zarządzanie, które skutecznie zmniejsza straty na każdym poziomie funkcjonowania organizacji. Dlatego rozwój koncepcji Lean jest świetnym rozwiązaniem zarówno dla większych przedsiębiorstw, które wykorzystują dużą ilość zasobów, jak mniejszych startupów, dla których liczy się każda złotówka.

Zmiana kultury organizacji w firmie sprawdzi się tak naprawdę w każdej branży, w której chcesz świadczyć usługi na wysokim poziomie. Toyota Lean Management w ostatnim czasie szczególną popularnością cieszy się w sektorze IT. Umożliwia on wdrożenie stron, portali i aplikacji firmowych, które wpłyną na rozwój biznesu.

Firmowa strona internetowa to must-have każdego przedsiębiorstwa. Podstawowe zasady Lean pomogą Ci zwiększyć rozpoznawalność marki w Polsce, a nawet na świecie.

Jak zmierzyć efektywność wdrożenia metodyki Lean w moim przedsiębiorstwie

Obawiasz się, że koncepcja Lean Management to tylko jeden ze sposobów na naciągnięcie Cię na dodatkowe wydatki, który w rzeczywistości nie przyniesie zamierzonego efektu? Na szczęście istnieją sposoby, które potwierdzą efektywność tej metodyki w przedsiębiorstwie.

Celem Lean Management jest między innymi poprawa jakości stanowisk, bezpieczeństwa oraz płynności pracy. Dlatego to właśnie pracownicy mogą zauważyć pierwsze efekty wprowadzenia metodyki Lean. Aby porównać efekty przed i po warto zebrać informacje od pracowników w formie ankiety lub wywiadu.

Kolejnym sposobem na zmierzenie efektywności idei Lean Managementu jest obserwacja zmian w zakresie:

• nadprodukcji,
• zbędnego ruchu i transportu,
• czasu oczekiwania,
• zapasów,
• wadliwych produktów i braków.

Porównując dane zebrane przed wdrożeniem nowego rozwiązania z tymi uzyskanymi po implementacji narzędzi, bardzo dobrze zwizualizujesz poziom zmniejszenia marnotrawstwa.

Jak Lean wpływa na relacje z klientami i poprawę ich satysfakcji?

Budowa systemu organizacji odpowiadającego koncepcji Lean Management to czasochłonny proces, który jednak już na zawsze odmieni Twoje relacje z klientami. Przede wszystkim pomoże w tym płynność przepływu. Uszczuplona logistyka obejmująca zarówno proces produkcji, jak i dostawę do klienta, wpłynie na szybkość realizowania zleceń.

Lean w dużym stopniu skupia się również na jakości produktów i usług. Uproszczenie formalności i skupienie się na kluczowych aspektach oferowanego dobra zachęci konsumentów do pozostania na dłużej. W ten sposób zbudujesz świadome grono zaufanych klientów, którzy pomogą Ci budować renomę marki.

Podsumowanie

Według Raportu Digital z 2023 roku aż 88,4% Polaków korzysta z Internetu. Taki stan rzeczy zmusił przedsiębiorców do realizacji projektów IT, które są podstawą do funkcjonowania biznesu we współczesnym świecie.

Koncepcje, zasady i narzędzia lean mają za zadanie usprawnić proces produkcyjny, wyeliminować marnotrawstwo oraz poprawić renomę zakładu. Metody takie jak Kaizen, TPM, Six Sigma czy 5S opracowane zostały przez najlepszych specjalistów, a skuteczność ich zastosowania potwierdzają największe marki z całego świata.

System produkcyjny Toyoty stał się prekursorem filozofii, na którym wzorowali się konkurenci z Zachodu. Początki Lean przypadają na pierwsze lata po II wojnie światowej. To, że przetrwały do dziś, jest najlepszym dowodem na to, że Lean Management to strategia ponadczasowa, wszechstronna i uniwersalna, która odmieni niejedną firmę.