Planowanie projektu - Jak w kilku krokach stworzyć plan projektu?

Wyobraź sobie sytuację, w której kupiłeś wymarzony przedmiot, ale nie posiadasz do niego instrukcji. Próbujesz więc używać go intuicyjnie i samemu odkryć jak działa. Może okazać się wtedy, że przedmiot zupełnie nie spełnia oczekiwanych funkcji. A może działa poprawnie, ale bez odpowiednich wskazówek nie umiesz wykorzystać jego potencjału?

Dodatkowo czas potrzebny do odkrycia i kontrolowania produktu jest znacznie dłuższy, niż gdybyś otrzymał gotowy spis funkcji lub instrukcję obsługi. Ostatecznie możesz zaakceptować tą sytuację i cieszyć się zaledwie namiastką oczekiwanych rezultatów lub opracować lepszy plan działania i skorzystać z odpowiednich narzędzi.

Planowanie projektu - od inicjacji do fazy wdrożenia

Zarówno w życiu, jak i w pracy, skuteczne planowanie działań jest istotnym elementem wpływającym na powodzenie projektu i satysfakcję z rezultatów. W ostatnim artykule skupiliśmy się na postaci kierownika projektu i jego roli w zakresie danego projektu. Dowiedzieliśmy się, jaki wpływ na przebieg całego procesu ma jego obecność oraz jak odpowiednie kompetencje menedżera zwiększają szanse na sukces przedsięwzięcia. Pora zatem poznać nieco bliżej kolejne zagadnienia z zakresu project managementu i przeanalizować wstępne etapy struktury zarządzania.

Fazy planowania projektu

Project Management Institute (PMI) w „Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami” (ang. PMBOK Guide) wyróżnia pięć etapów realizacji projektów. Naturalnie pierwszym z nich jest innowacyjny pomysł, który w tym przypadku zaklasyfikowany jest jako tzw. inicjacja. Na tym etapie należy skupić się na samym zarysie pomysłu i jego wartości biznesowej dla naszej firmy.

Szczególnie warto więc zastanowić się nad wartościami uwzględnionymi w uzasadnieniu biznesowym oraz posiadanych zasobach. Załóżmy jednak, że projekt idealnie wpasowuje się w cele i strategię rozwoju marki. Chcesz więc jak najszybciej zacząć pracę i dostarczyć oczekiwane rezultaty. Zapomniałeś jednak o niezwykle ważnym elemencie – dokładnym zaplanowaniu twojego projektu.

Dobry pomysł nie zawsze jest gwarancją sukcesu. W trakcie realizacji projektu pojawia się często wiele czynników losowych, które mogą wpływać na powodzenie projektu lub jakość dostarczanej innowacji. Warto zatem jeszcze przed rozpoczęciem działań dokładnie zaplanować podział pracy, konkretne zadania oraz ramy czasowe. Dzięki temu zwiększamy szanse na skuteczne zrealizowanie założeń i prowadzenie harmonijnego procesu zarządzania projektem.

Czym jest cykl życia projektu?

Zanim przejdziemy do planowanie konkretnych faz realizacji prac projektowych, przypomnijmy krótko jedno z najważniejszych zagadnień z zakresu project planning and management, czyli cykl życia projektu. To sekwencja etapów, które określają kolejność działań i decyzji w trakcie całego trwania projektu. Każda faza ma swoje własne cele, zadania i wyniki.

Opracowanie cyklu życia projektu to praktyka obecna w niemal każdej metodologii zarządzania. Można wręcz powiedzieć, że to właśnie dobre planowanie zakresu projektu pozwala na osiągnięcie sukcesu i skuteczne dostarczenie wartości. Warto jednak zaznaczyć, że różne metodyki zarządzania projektami mogą stosować różne modele cyklu życia projektu.

Modele kaskadowe (PRINCE2, PMI, PMBOK) obejmują ściśle określone, sekwencyjne fazy, podczas gdy podejście zwinne (Agile, Scrum, Kanban) pozwala na elastyczność i możliwość dostosowania się do zmieniających się warunków w trakcie całego projektu. Wybór cyklu życia projektu zależy zatem od rodzaju projektu, jego skomplikowania, wymagań i preferencji organizacji zarządzającej projektem.

Dlaczego warto stworzyć harmonogram projektu?

Pamiętasz sytuację przytoczoną na początku naszego artykułu? Zauważyłeś z pewnością, że brak odpowiedniego planu utrudnia korzystanie z przedmiotu – a to tylko jeden produkt. Wyobraź sobie zatem zarządzanie członkami zespołu bez odpowiedniego planu komunikacji lub uruchomienie produkcji bez zbadania założeń Minimum Viable Product.

Odpowiednie zarządzanie na etapie planowania i kompleksowy harmonogram pozwalają na odpowiednie przydzielanie zasobów i realizację poszczególnych zadań w określonych terminach. Dzięki temu możemy utrzymywać równowagę między dostępnymi zasobami a wymaganiami projektu.

Harmonogram pomaga także w jasnym określeniu terminów rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych faz projektu oraz zadań w ramach określonych etapów. Umożliwia lepsze zarządzanie czasem i dostarcza wytycznych dla zespołu projektowego, co pomaga w unikaniu opóźnień. Stanowi także punkt odniesienia do oceny postępu projektu. Dzięki niemu możemy porównać, czy prace realizowane są zgodnie z planem. To umożliwia szybką reakcję na ewentualne problemy i wprowadzanie korekt w trakcie trwania projektu.

Harmonogram jest również istotnym narzędziem do komunikacji z interesariuszami projektu, pokazując im, kiedy można się spodziewać osiągnięcia kolejnych kamieni milowych. Zespół projektowy, interesariusze i kierownictwo mogą używać harmonogramu do wspólnego zrozumienia postępu projektu.

Dobry plan projektu - jak zaplanować etapy realizacji projektu?

Widzisz już z pewnością, że bez dobrze opracowanego planu rozpoczęcie prac projektowych jest ryzykowne, a często wręcz niemożliwe. To istotny dokument, który pomaga nam skupić się na celach, określić potrzeby, a także skutecznie komunikować się z interesariuszami oraz zespołem projektowym. Pozostaje jednak pytanie - jako go stworzyć i od czego właściwie powinniśmy zacząć?

Definiowanie celów biznesowych

Zastanówmy się jeszcze przez chwilę nad pierwszym etapem naszej pracy nad projektem tzw. inicjacją. Jednym z kluczowych jej etapów jest jasne zdefiniowanie uzasadnienia celów biznesowych. To właśnie te cele biznesowe stanowią fundament, na którym opiera się cały projekt. Definiowanie ich wymaga jednak współpracy między interesariuszami i zespołem projektowym, aby uzyskać pełne zrozumienie i akceptację ze strony wszystkich zaangażowanych stron. Kluczowym pytaniem, które warto sobie zadać na tym etapie, jest: "Co chcemy osiągnąć dzięki temu projektowi?". Odpowiedzi stanowią punkt wyjścia do dalszych działań.

Identyfikacja interesariuszy i zespołu

Efektywne zarządzanie projektem nie udałoby się bez udziału interesariuszy i zespołu. Zarówno obecność sponsorów i partnerów, jak również odpowiednia organizacja pracy zespołowej mogą istotnie wpłynąć na efekty działań na każdym etapie pracy projektowej.

Interesariusze to osoby lub grupy, które są zainteresowane lub wpływają na projekt. Włączenie ich we wczesne fazy projektu jest kluczowe dla zrozumienia ich oczekiwań oraz potrzeb. Uczestniczą oni m.in w tworzeniu założeń projektu i rozumieniu ich wpływu na wartość biznesową oraz przekazują swoje stanowisko na temat realizowanych etapów projektu.

Równie ważne dla zrozumienia i realizacji celów projektu jest zbudowanie zrównoważonego i zaangażowanego zespołu projektowego. Jasno określone role, odpowiednie umiejętności i przejrzystość komunikacji to istotne elementy, które muszą zostać wdrożone, aby zbudować zaufanie i poczucie odpowiedzialności za wspólny wynik projektu.

Zarządzanie zasobami i budżetem projektu

Do skutecznego zrealizowania założeń każdy projekt wymaga odpowiednich materiałów. Efektywne zarządzanie zasobami i budżetem projektu jest niezwykle istotne dla zachowania równowagi między jakością, czasem a kosztami. Obejmuje ono identyfikację i alokację odpowiednich zasobów ludzkich, finansowych i technicznych. Dlaczego jednak odpowiedzialne monitorowanie i zarządzanie zasobami jest tak ważne?

Nadmierne obciążenie materiałami, nieodpowiednie oprogramowanie i technologie lub niedostateczne środki finansowe mogą znacząco wpłynąć na wyniki projektu, dlatego regularne dostosowywanie planu w trakcie trwania projektu są niezbędne dla efektywnego zarządzania zasobami i budżetem.

Identyfikacja etapów i tworzenie planu projektu

Samo planowanie zasobów jest istotnym elementem zarządzania, jednak po ich identyfikacji należy przejść do kolejnego etapu i umieścić je w odpowiednich ramach projekt. W tym celu niezbędnie jest tworzenie planu etapów oraz zależności między nimi. Tak skonstruowany harmonogram pomaga zespołowi zrozumieć, jakie kroki należy podjąć, aby osiągnąć cele biznesowe. Kluczowe w tej fazie planowania jest uwzględnienie realistycznych czasów trwania zadań, identyfikacja krytycznych ścieżek oraz uwzględnienie elastyczności dla ewentualnych zmian w trakcie projektu, w tym planu zarządzania ryzykiem. Plan projektu staje się wtedy nie tylko narzędziem do osiągania celów, ale również punktem odniesienia dla monitorowania postępu i zarządzania zmianami.

Do zaprojektowania kompleksowego harmonogramu może przydać się kilka popularnych narzędzi. Wykres Gantta pomaga w podziale zadań na odpowiednie segmenty, ustaleniu zależności między nimi i odpowiedniej kolejności realizacji. Ma on postać poziomego wykresu na osi czasu, dzięki któremu możliwa jest lepsza kontrola nad etapami prac i gwarancja, że potrzebne rozwiązania zostaną dostarczone terminowo. Innym przydatnym narzędziem może okazać się także Work Breakdown Structure (WBS). Standardowo metoda ta polega na hierarchicznym podziale pracy, który umożliwia bardziej szczegółowe uporządkowanie zadań zmierzających do osiągnięcia konkretnych celów projektowych.

Opracowanie dokumentacji i monitorowanie

Dokumentacja projektu stanowi ślad działań podjętych w trakcie jego trwania. To ważne narzędzie dla zespołu projektowego, interesariuszy oraz przyszłych projektów. Dokumentacja zawiera plany projektu, raporty, protokoły spotkań, analizy ryzyka, a także wnioski i doświadczenia z projektu. Dbałość, staranność i kompletność dokumentacji umożliwia pełniejsze zrozumienie procesu projektowego oraz ułatwia ewentualne audyty czy przekazanie projektu innym zespołom.

Istotnym dokumentem w czasie pracy jest karta projektu. Zawiera ona wszystkie niezbędne elementy i założenia. Spis treści uwzględnia między innymi wizję projektu, zakres czy plan jego wdrożenia. Taki dokument pozwala kontrolować, czy przebieg prac jest zgodny z początkowymi założeniami, nie wykracza poza zakres i realizuje wartość biznesową firmy. Ponadto może stanowić cenny punkt odniesienia dla interesariuszy i zespołu projektowego. Warto także uwzględnić w nim lub osobnym dokumencie plan monitorowania i rozliczania projektu.

Monitorowanie projektu to nieustanne śledzenie, czy rzeczywiste wyniki są zgodne z założeniami. Dzięki temu ewentualne problemy są identyfikowane i rozwiązywane na bieżąco. Skrupulatność w monitorowaniu pozwala uniknąć większych komplikacji oraz dostarcza cennych danych do analizy i doskonalenia procesów w przyszłości. Istotne jest stworzenie dokumentacji, która pozwoli określić czy początkowe cele faktycznie zostały dostarczone oraz w jaki sposób przebiegała praca projektowa.

Planowanie projektu - Podsumowanie

Skuteczne planowanie to proces kompleksowy, obejmujący szereg kluczowych etapów, które łącznie tworzą solidne fundamenty dla sukcesu każdego projektu. Pierwsze próby planowania działań mogą wydawać się skomplikowane i czasochłonne, jednak dzięki odpowiednim narzędziom oraz technikom możliwe jest sprawne i jakościowe konstruowanie rozwiązań. Ponadto doświadczenie w zakresie zarządzania projektami, a szczególnie planowania działań przekłada się na wiele dziedzin naszego życia. Warto zatem inwestować czas i uwagę w rozwój odpowiednich obszarów planowania, aby skierować swój rozwój na drogę sukcesu i osiągnąć zamierzone cele biznesowe.