Brief Projektowy a Konkretna Wizja w Transformacji Cyfrowej

Wielu klientów inicjuje swoje projekty cyfrowe, opierając się jedynie na uproszczonym briefie projektowym. Taki dokument zazwyczaj zawiera ogólne założenia, podstawowe funkcjonalności oraz oczekiwane rezultaty. Chociaż może wydawać się, że stanowi to wystarczający punkt wyjścia, rzeczywistość wskazuje, iż jest to jedynie początek drogi.

W kontekście rosnącej potrzeby transformacji cyfrowej, dobrze przygotowany brief projektowy odgrywa istotną rolę, jednak to software house specjalizujący się w transformacji cyfrowej i zarządzaniu projektami IT pomaga w przetwarzaniu briefu na klarowną wizję projektu i rejestr wymagań pomagający określić nie tylko założenia, ale faktyczne potrzeby określające kryteria gotowe do zaakceptowania przez Klienta przy odbiorze efektu pracy. Brak takich dokumentów niesie ryzyko rozbieżności pomiędzy tym, czego potrzebuje klient, a tym, co może zostać dostarczone. To podstawowy element odpowiedzialnego podejścia do realizacji projektów.

Co gdy mamy tylko wstępne założenia?

Niedobór szczegółowych wymagań, brak precyzyjnej wizji oraz dogłębnego zrozumienia projektu sprawia, że każdy wykonawca może interpretować założenia Klienta w różny sposób. Dla przykładu w jednym przypadku wykonawca może skupić się na estetyce interfejsu użytkownika, podczas gdy inny skoncentruje się na optymalizacji wydajności systemu. Stawianie jedynie wymagań bez określenia kontekstu czy priorytetów może prowadzić również do sytuacji, w której wykonawca co prawda spełni je, ale może zrealizować to na 1000 różnych sposobów. Dopiero odpowiednie działania skupiające się chociażby na określeniu kryteriów akceptacji (czyli tym co jest akceptowalne, co ma być efektem) mogą doprowadzić do oczekiwanego efektu.

Niedokładnie przygotowany brief projektowy i braki w dokumentacji projektu mogą prowadzić do ostatecznych rozwiązań, które znacząco odbiegają od pierwotnych oczekiwań. Brak przeprowadzonych warsztatów projektowych niesie również ryzyko powstania rozwiązań, które nie będą odpowiadały na potrzeby biznesu, co może zniweczyć wysiłki w zakresie prowadzonej transformacji cyfrowej. Rozbieżności w doświadczeniu dostawców, ich podejściu do realizacji projektów oraz w zastosowanych technologiach prowadzą do sytuacji, w której identyczny brief może zaowocować diametralnie odmiennymi rozwiązaniami.

Kolejnym z problemów jest również to, że bardzo często projektu nie da się szacować nawet wstępnie tylko na podstawie założeń. Konieczny jest szereg czynności, które pomogą przenieść założenia na wymagania, genezę powstania, kontekst, kryteria i oczywiście wizję projektu, które razem stanowić mogą materiał porównawczy do wycen.

W przeciwnym razie od różnych wykonawców możemy uzyskać różne wyceny bardzo od siebie odbiegające, które nie będą porównywalne, współmierne, mogą zawierać braki i stanowić niedomówienia. Efektem tego może być realizacja, która nie spełni tego o czym myślał Klient ukierunkowując swoje potrzeby. Chcąc uniknąć takich problemów, każdy brief należy przepracować. W przeciwnym razie skazujemy się na większe ryzyko dużych rozbieżności. 

Brak Precyzyjnej Wizji Projektowej w Transformacji Cyfrowej

Ryzyka jakie mogą wystąpić bez odpowiedniego przygotowania się do realizacji są tak istotne, a tak często o tym zapominamy. Dzieje się to najczęściej w wyniku pogoni za szybkim efektem. Niestety skutki tego mogą w najlepszym przypadku prowadzić do frustracji, a w najgorszym do fiaska. Do takich ryzyk mogą należeć poniższe sytuacje:

• Brak precyzyjnej wizji i wymagań może skutkować tym, że wykonawca nieświadomie obierze kierunek, który nie jest zgodny z pierwotnymi założeniami projektu, co prowadzi do sytuacji, w której ostateczny produkt nie spełnia założeń, wymagając kosztownych oraz czasochłonnych poprawek.
• Brak priorytetyzacji funkcjonalności może prowadzić natomiast do nadmiernego skupienia się na mniej istotnych aspektach kosztem kluczowych elementów, co bezpośrednio wpływa na wartość produktu oraz jego odbiór na rynku.
• Niepełne zrozumienie kontekstu biznesowego oraz potrzeb użytkowników końcowych skutkuje ryzykiem wdrożenia rozwiązań nieadekwatnych lub nieatrakcyjnych dla docelowej grupy odbiorców.
• Różne interpretacje wymagań mogą skutkować ich rozbieżną realizacją, co może spowodować, że wybrane przez wykonawcę podejście nie będzie zgodne z pierwotnymi założeniami projektu.
• Zwiększone koszty i opóźnienia to kolejne ryzyko. Błędne założenia i konieczność wprowadzania modyfikacji w trakcie realizacji projektu generują dodatkowe wydatki oraz mogą prowadzić do opóźnień, a w skrajnych przypadkach projekt może zostać całkowicie przerwany bądź wymagać pełnej przebudowy.
• Trudności w komunikacji wynikające z braku wspólnej wizji i niejasności wymagań prowadzą do frustracji po obu stronach, co negatywnie wpływa na jakość współpracy oraz ostateczny efekt.

Warsztaty, projektowanie, iteracyjne podejście do rozwoju projektu oraz regularne przeglądy postępów pozwalają uniknąć takich problemów, zapewniając wspólną wizję i elastyczne reagowanie na zmieniające się potrzeby.

Od Briefu Projektowego do Konkretnej Wizji – Krok po Kroku w Transformacji Cyfrowej

Przejście od ogólnego briefu do klarownej wizji projektu wymaga świadomego i uporządkowanego podejścia. Bardzo ważnym etapem jest zebranie precyzyjnych wymagań oraz stworzenie rejestru, który będzie klasyfikował poszczególne wymagania. W tym procesie niezmiernie istotne jest zaangażowanie zarówno zespołu klienta, jak i wykonawcy. Ważne jest, aby wszyscy zaangażowani mieli wspólne wyobrażenie o tym, co ma zostać zrealizowane oraz jakie cele ma spełniać finalny produkt.

1. Warsztaty projektowe

Pierwszym krokiem jest organizacja warsztatów projektowych, które mogą przybierać różną formę w zależności od aktualnych celów, jakie chcemy osiągnąć. Warsztaty projektowe, takie jak warsztaty product discovery czy design sprint, stanowią nieodłączny element transformacji cyfrowej, ponieważ pomagają zrozumieć potrzeby Klienta, potrzeby użytkowników i szerszy kontekst biznesowy. Podczas takich spotkań wykonawca wraz z Klientem analizują cele biznesowe, grupy docelowe oraz kluczowe potrzeby użytkowników.

Warsztaty te pozwalają na głębsze zrozumienie kontekstu biznesowego oraz określenie priorytetów. To również moment, w którym identyfikowane są potencjalne zagrożenia oraz możliwości, które mogą wpływać na rozwój projektu.

2. Tworzenie Prototypów i Badania

Po zakończeniu warsztatów kolejnym krokiem powinno być tworzenie prototypów lub makiet. Prototypy pełnią funkcję narzędzia umożliwiającego szybkie przetestowanie koncepcji bez konieczności budowania całego rozwiązania. Klient lub badani odbiorcy mogą zobaczyć wstępną wersję produktu i przekazać cenne informacje zwrotne. Dzięki temu możliwe jest wczesne wychwycenie potencjalnych problemów oraz upewnienie się, że wszyscy uczestnicy projektu mają spójną wizję finalnego rezultatu.

3. Iteracyjne Podejście w Transformacji Cyfrowej Projektów

Iteracyjne podejście umożliwia bieżące dostosowywanie prac do zmieniających się potrzeb klienta i użytkowników. Dlatego warto w wyniku feedbacku rozważyć również wdrożenie zmian. Takie modyfikacje pozwalają na lepsze zarządzanie oczekiwaniami oraz eliminowanie potencjalnych błędów na wczesnym etapie.

4. Ustalenie Jasnych Priorytetów

Niezmiernie ważne jest ustalenie klarownych priorytetów funkcjonalności oraz zdefiniowanie, co jest najistotniejsze dla biznesu Klienta. Nie wszystkie funkcjonalności mają jednakową wagę, dlatego właściwe ustalenie priorytetów pozwala skoncentrować się na elementach, które rzeczywiście przyniosą wartość dodaną i przyczynią się do sukcesu projektu na rynku.

Brief Projektowy to nie wszystko

Praca nad rozwojem projektu to proces wymagający zaangażowania obu stron – Klienta i dostawcy. Kluczowe jest także korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami, które umożliwiają przejrzystą wymianę informacji i śledzenie postępów. Komunikacja stanowi fundament, na którym budowane jest zrozumienie i eliminowane są potencjalne nieporozumienia.

Tworzenie wspólnej wizji przekłada się na lepszy produkt końcowy oraz zadowolenie obu stron. Wszystkie te działania, od briefu projektowego przez warsztaty, prototypowanie i iteracyjne podejście, pozwalają na skuteczną realizację procesu twórczego.

Współczesne projekty cyfrowe cechuje złożoność, wymagają one szczegółowego planowania oraz elastycznego podejścia. Przejście od prostego briefu do konkretnej wizji jest procesem, który, choć wymagający czasu i wysiłku, przekłada się na jakość oraz sukces realizowanego projektu. Odpowiednie przejście przez ten proces może prowadzić do redukcji kosztów, większej satysfakcji Klienta i odbiorców, a także bardziej efektywnego wykorzystania zasobów. Jasno zdefiniowane cele i wspólna wizja minimalizują ryzyko błędów i opóźnień, co przekłada się na lepszą kontrolę nad budżetem oraz terminami realizacji.

Tworząc wspólną wizję, można mieć pewność, że to, co tworzymy, będzie spełniało nie tylko oczekiwania klienta, ale także potrzeby użytkowników i wymagania rynkowe.

I co najważniejsze to wszystko co powstaje w wyniku warsztatów jako artefakt pracy przybliża nas do takiej formy, która powinna być porównywalna dla różnych dostawców. Posiadając te artefakty, jesteśmy w stanie sprawdzić i porównać estymacje realizowane przez dostawców. Mamy dzięki temu pełną świadomość wyboru.