Faza zamknięcia projektu - Jak właściwie zakończyć projekt?

Zakończyłeś pracę nad bardzo ważnym projektem, którego wynik wpłynął na optymalizację procesów w firmie i ma strategiczny wpływ na jej dalszy rozwój. To wielki sukces i z pewnością nie możesz doczekać się, aby świętować pomyślne ukończenie projektu. Jako kierownik projektu nie możesz jednak zapomnieć o jeszcze jednej ważnej fazie zarządzania projektem. Project Management Institute (PMI) w swoim kompendium wiedzy "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (PMBOK Guide) jako ostatni etap projektu wskazuje finalizacje i podsumowanie całego przedsięwzięcia. Jak jednak wygląda faza zamknięcia projektu i czemu ma tak duże znaczenie w planie zarządzania projektem?

Zamknięcie projektu - ostatnia faza cyklu życia projektu

W biznesie sukces nie jest tylko kwestią rozpoczęcia projektu, ale także jego skutecznego zakończenia. Etap zamknięcia projektu oznacza szereg czynności, które mają na celu ocenę rezultatów, zbieranie wniosków i podsumowanie doświadczeń. Faza ta ma na celu potwierdzenie, że wszystkie cele projektu zostały osiągnięte, a zadania zrealizowane zgodnie z założeniami. Obejmuje również przeniesienie produktu lub usługi do użytku lub eksploatacji. Jakie jeszcze znaczenie ma ta faza projektu dla całego zespołu?

Dlaczego faza zamykania projektu jest ważna?

Pierwszym powodem, dla którego warto zrealizować etap zamknięcia projektu, jest zabezpieczenie inwestycji oraz ocena realizacji celów określonych w planie projektu. Dzięki temu można zweryfikować, czy inwestycja przyniosła oczekiwane korzyści i czy zrealizowanie projektu było opłacalne. Kolejnym argumentem jest możliwość nauki z doświadczeń na etapie planowania kolejnych projektów. Formalne zamknięcie to czas, w którym zespół projektowy może zbierać dane zwrotne, analizować procesy, identyfikować sukcesy i wyzwania. Odpowiednie udokumentowanie i analizowanie błędów oraz sukcesów pozwala następnie na budowanie wiedzy w organizacji oraz unikanie powtórek błędów w czasie realizacji nowych projektów.

Zamknięcie projektu przyczynia się także do poprawy motywacji zespołu. Zakończenie projektu to moment do celebracji osiągnięć, uznania za trud i wysiłek włożony w realizację zadania. Warto również podkreślić, że poprawne zakończenie projektu przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku organizacji. Skuteczne zamykanie projektów świadczy o profesjonalizmie firmy, co może przyciągać nowych klientów i partnerów biznesowych. Pozytywne doświadczenia z realizacji projektów mogą być także używane jako referencje w przyszłych negocjacjach i ofertach.

Podsumowując, etap zamknięcia projektu to nie tylko formalność, ale kluczowy element skutecznego zarządzania projektami. Zapewnia on zabezpieczenie inwestycji, umożliwia naukę z doświadczeń, poprawia motywację zespołu i buduje pozytywny wizerunek organizacji. Zaniedbanie tego etapu może prowadzić do utraty wartości projektu i poważnych konsekwencji dla długoterminowego sukcesu firmy.

Najważniejsze elementy zamknięcia projektu

Wiesz już dlaczego warto pamiętać o podsumowaniu i wyciągnięciu wniosków z całego projektu. Etap ten może się różnić w zależności od wybranej przez ciebie metodyki pracy. Spróbujmy jednak przeanalizować kilka elementów, które są wspólne dla większości z nich.

Dokumenty i archiwizacja

Pierwszym kamieniem milowym w zamknięciu projektu jest ocena, czy wszystkie cele projektu zostały osiągnięte. To moment refleksji, który pozwala sprawdzić zgodność inwestycji czasu oraz zasobów z oczekiwaniami. Warto w tym momencie powrócić do założeń zawartych w uzasadnieniu biznesowym i sprawdzić wszystkie najważniejsze założenia projektu. Warto także jeszcze raz przyjrzeć się dokumentom związanym z projektem, w tym protokołom, harmonogramom czy spisowi treści. Należy zadbać o aspekty administracyjne m.in rozliczenie współprac i transakcji zrealizowanych w ramach projektu.

Monitorowanie i archiwizacja podjętych w tym zakresie działań oraz przegląd kontraktów to w każdym projekcie ważny element, który pozwala uniknąć problemów finansowych oraz zachować transparentność. Dlatego też należy pamiętać, aby terminowo uzupełniać i archiwizować wszystkie umowy. Na koniec project manager powinien przygotować kompleksowy raport końcowy, pozwalający na przekazanie informacji o osiągnięciach projektu zarządowi firmy i innym interesariuszom, który pozostaje swoistą instrukcją na wypadek realizacji w przyszłości podobnych projektów.

Do tworzenia dokumentacji projektu warto także zaangażować członków zespołu projektowego i przygotować tzw. "Lessons Learned". Jest to praktyka dokumentowania i analizowania tego, co było skuteczne, co mogłoby być ulepszone oraz czego należy unikać w przyszłości. Proces "Lessons Learned" pomaga organizacjom wykorzystać zdobytą wiedzę do doskonalenia swoich procesów, unikania powtórek błędów oraz lepszego planowania przyszłych działań.

Podsumowanie pracy zespołu

Zebranie informacji zwrotnej od członków projektu stanowi istotną wartość dla kierownika zespołu. Pozwala podsumować prace podczas każdej fazy, zdobyć cenne rekomendacje oraz wdrożyć nowe rozwiązania w przyszłych projektach. Aby jednak zdobyć te informacje należy wdrożyć wraz z zespołem wybrane działania. Obecnie popularne jest wiele metod zbierania feedbacku od swoich współpracowników, zaczynając od przeprowadzenia analizy post-mortem po spotkania debriefingowe z zespołem projektowym, pozwalające na wspólne podsumowanie projektu, identyfikację sukcesów i wyzwań. Organizacja takiego spotkania to moment, w którym każdy członek zespołu może dzielić się swoimi spostrzeżeniami.

Następnym etapem jest ocena satysfakcji interesariuszy, czyli wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Feedback od klientów, zespołu i innych stron dostarcza cennych informacji do doskonalenia procesów. Pozwala także na budowanie pozytywnego wizerunku organizacji i relacji z klientami.

Zamknięcie i przeniesienie zasobów

Podczas wykonywania projektu może okazać się, że nie wszystkie uwzględnione zasoby zostały wykorzystane. Zamknięcie projektu umożliwia formalne zwolnienie zasobów, zarówno ludzkich i materialnych. Na tym etapie istotna jest także dokładna analiza finansowa tj. sprawdzenie, czy realizacja budżetu była zgodna z założeniami. Warto również zadbać o zamknięcie wszelkich infrastruktur technologicznych. Następujące zadania pozwalają formalnie zakończyć wszystkie prace i zwolnić zasoby, a także skupić się na odpowiednim wdrażaniu i przekazaniu produktu. Możemy także rozpocząć planowanie przyszłych działań w oparciu o zgromadzoną wiedzę i doświadczenie.

Podsumowanie

Faza zamknięcia projektu to bardzo ważny etap pracy project managera, który umożliwia m.in rozliczenie działań w ramach czasowych i ocenienie dostarczonej wartości, ale także docenienie zespołu, zwolnienie zasobów oraz skuteczną archiwizację. To tylko niektóre korzyści, które może przynieść twojej firmie odpowiednia finalizacja projektu. Podobnie jak w przypadku pozostałych etapów, przydatne może okazać się dla ciebie odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami, które pozwoli Ci prześledzić ścieżkę projektową i podsumować kompleksowo prace.