Kanban w IT: Jak zoptymalizować przepływ pracy w zespole?

Branża IT stanowi wyjątkowy sektor na rynku, który wymaga precyzyjnej koordynacji działań wykonywanych przez wchodzących w skład zespołu deweloperów i specjalistów. Bez tego kluczowego aspektu, tworzenie oprogramowania jako ostatecznego produktu staje się niemożliwe. Osoby zarządzające projektami w dziedzinie IT muszą skutecznie stawić czoła wielu wyzwaniom, które obejmują, między innymi:

• zarządzanie przepływem pracy w zespole
• dbanie o sprawną komunikację oraz informowanie teamu odnośnie postępów w projekcie
• radzenie sobie z przejawami marnotrawstwa (tworzenie zbyt dużej ilości raportów itp.)

Prowadzenie działań w obszarze IT nie należy do prostych zadań, jednakże nie chcemy stwierdzać, iż jest to nieosiągalne wyzwanie. Obecnie menedżerowie mają do dyspozycji różnorodne metody zarządzania. Jedną z powszechnie stosowanych i sprawdzonych na przestrzeni lat, jest metoda Kanban. Jak zoptymalizować przepływ pracy w zespole IT przy użyciu Kanban?

Czym jest Kanban i jak działa?

Projekty w IT to wyjątkowe przedsięwzięcia, które wymagają nie tylko obecności wysoko wykwalifikowanego zespołu, ale również skutecznego zarządzania, umożliwiającego eliminację marnotrawstwa i sprawną komunikację. W odpowiedzi na te wyzwania, metodyka Kanban stanowi rozwiązanie.

Kanban to jedna z popularnych zwinnych metod, które wchodzą w zakres szerokiej pojęciowo koncepcji szczupłego zarządzania (ang. lean management). Liczne przykłady dowodzą, że odpowiednio wdrożone zarządzanie Kanban jest w stanie przynieść wiele korzyści. W jakich branżach? Jest to dość uniwersalna metoda, która sprawdzi się jednak w szczególności tam, gdzie kluczowy jest sprawny przepływ procesów oraz informacji w zespole. Jedną z takich branż jest IT, ponieważ od płynności przepływu pracy w dużej mierze zależy np. powodzenie projektów mających na celu stworzenie aplikacji webowej.

Termin „Kanban” to słowo wywodzące się z języka japońskiego. W tłumaczeniu na język polski oznacza ono „tablicę wizualną”, „oznaczenie graficzne” itp. Jak się za chwilę dowiesz, dobór tego słowa wyjątkowo dobrze odzwierciedla istotę tego pojęcia. Nie powinno zatem nas dziwić, że słowo „Kanban” już od lat pięćdziesiątych dwudziestego wieku robi karierę w naukach o zarządzaniu.

Istota Kanban jest dość prosta. Takie podejście polega na stosowaniu wizualnych, rzucających się w oczy oznaczeń – celem, których jest usprawnienie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Ważną rolę w tym podejściu do kierowania projektami spełnia tzw. tablica Kanban, na której w przejrzysty sposób (często za pomocą pisma obrazkowego) przedstawia się zadania do wykonania oraz postępy w pracach.

Podejście Kanban bywa często zestawiane z innym popularnym sposobem zarządzania w branży IT, czyli Scrumem. Zestawienia są o tyle interesujące, gdyż Scrum oraz Kanban to w zasadzie ogień i woda.

Metodyka Scrum zakłada, że najważniejszą część pracy wykonuje się w tzw. Sprintach- okresach intensywnego wysiłku, podczas których realizuje się wszystkie zadania zebrane wcześniej w backlogu. Między sprintami występują spotkania przygotowujące do realizacji zadań oraz podsumowujące te już sfinalizowane.

Przeciwieństwem takiego podejścia jest styl Kanban, w którym preferuje się systematyczną pracę i przepływ informacji.

Nie mniej jednak, oba terminy odnoszą się do zwinnych metod zarządzania (Agile), które w teorii mają na celu usprawnienie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Jak zacząć stosować Kanban w zespole lub organizacji?

Wbrew pozorom, samo zwinne zarządzanie Kanban nie jest szczególnie trudnym zadaniem, choć oczywiście wymaga zaangażowania wszystkich członków zespołu, a także pewnego doświadczenia zarządzania w branży. Aby rozpocząć przygodę z Kanban, należy:

• przedstawić pracownikom istotę tej metody działania (w profesjonalnym software house zwykle zatrudnieni są specjaliści, którzy są dobrze zaznajomieni z jej założeniami),
• zaopatrzyć się w tablice Kanban oraz omówić z członkami zespołu, co oznaczają poszczególne symbole/kształty/kolory,
• umieścić tablicę w dobrze widocznym miejscu (tablica fizyczna) lub na serwerze firmowym (wersja elektroniczna),
• omawiać na bieżąco, w jaki sposób Kanban pomaga w kierowaniu projektem,
• unikać dużych, rewolucyjnych zmian. Zaleca się raczej, by stawiać na stopniowe zmiany w zarządzaniu zespołem itp.,
• wspierać inicjatywę szeregowych pracowników – zmiany i dyspozycje nie powinny iść wyłącznie „z góry”,
• ograniczyć tzw. pracę w toku (work in progress). Podstawą w Kanban jest zakończenie jednego zadania po to, by zabrać się za kolejne.

Wykorzystanie metodyki Kanban w projektach IT

Dobrze wdrożona i nadzorowana metodyka Kanban w IT pozwala osiągnąć m.in. następujące korzyści:

• zapewnienie przepływu informacji,
• brak przeciążenia teamu dużą ilością pracy do wykonania (brak sprintów),
• motywowanie zespołu do bardziej wytężonej pracy – jeśli będą mieli oni stały dostęp do informacji na temat tego, jaki jest postęp prac oraz nasz udział w budowaniu sukcesu biznesowego,
• sprawniejsze zarządzanie priorytetami,
• wzmocnienie więzi między członkami zespołu oraz wspieranie własnej inicjatywy,
• większe szanse na ukończenie projektu IT w przewidzianym w harmonogramie czasie, a czasem nawet wykonanie prac w krótszym okresie.

Choć kojarzone głównie z IT, w rzeczywistości zwinne zarządzanie Kanban sprawdzi się wszędzie tam, gdzie odpowiednia kolejność prac nie jest priorytetem. A zatem, Kanban można stosować również np. w IT, marketingu czy działach prawnych.

Jak identyfikować i eliminować marnotrawstwo w procesie pracy z Kanban?

Kanban ma wiele cech wspólnych, które łączą tę technikę zarządzania z inną popularną koncepcją, czyli lean management (zdaniem niektórych Kanban jest wręcz elementem stworzonej przez Toyotę metodyki szczupłego zarządzania). Jednym z takich elementów jest marnotrawstwo, a konkretnie – dążenie do tego, by usuwać z organizacji wszelkie przejawy marnotrawstwa (w języku japońskim określa się je słowem „muda”).
Według ogólnego podejścia marnotrawstwo przejawia się w różnych aspektach – oto niektóre z nich:

• zbędny ruch – co ciekawe, takim zbędnym ruchem mogą być na przykład… zbyt częste, niewiele wnoszące do projektu spotkania, które sprawiają, że pracownicy mają mniej czasu na realizację zadania jak np. przygotowania kodu itp.,
• zbyt długi proces decyzyjny (drzewo decyzyjne) osłabiający elastyczność teamu,
• przestoje – jeśli pracownik X bezczynnie czeka, aż Y prześle mu dane, to wiedz, że coś jest nie tak (jest to często spotykany problem np. w przypadku tworzenia aplikacji webowych, gdzie poszczególne dostarczają content w postaci plików multimedialnych czy tekstu),
• niepotrzebnie powtarzające się czynności, kilkukrotne przetwarzanie tych samych danych (np. powtórne sprawdzanie kodu przez różnych pracowników itp.).

Wyróżnia się jeszcze inne typy marnotrawstwa, w tym np. zbędny transport materiałów czy podwyższona liczba defektów w wytwarzanych produktach. Słabości te jednak nie dotyczą stricte branży IT.

W jaki sposób wyeliminować marnotrawstwo w procesie pracy w IT z użyciem Kanban? Cóż, nie da się jednoznacznie opowiedzieć na to pytanie: potencjalnych rozwiązań jest tak wiele, jak problemów, z którymi stykają się przedsiębiorcy. Przykładowo, jeśli problemem jest wspomniane już bezczynne oczekiwanie, można temu zaradzić poprzez rozrysowanie schematu przebiegu.

Jednakże w celu podjęcia kroków do eliminacji marnotrawstwa warto skupić się na kilku kluczowych aspektach:

• zapewnienie transparentności w zakresie postępu, priorytetów i wymagań projektu umożliwiając lepszą koordynację działań oraz minimalizując ryzyko powstawania błędów,
• zidentyfikowanie i ograniczenie zbędnych czynności oraz opóźnień, poprzez wyraźne określenie przepływu pracy i usunięcie nadmiarowych etapów,
• monitorowanie i optymalizacja czasu cyklu, minimalizując czas oczekiwania między etapami pracy,
• ciągłe doskonalenie procesu poprzez regularne przeglądy i analizę wyników, co pozwoli na identyfikację obszarów do udoskonalenia i wprowadzenie odpowiednich zmian,
• zaangażowanie całego zespołu w eliminację marnotrawstwa poprzez współpracę, komunikację i ciągłe dążenie do doskonałości,
• zapewnienie możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kompetencji członków zespołu IT umożliwiając na bardziej efektywne i skuteczne wykonywanie zadań.

Jakie są kluczowe kroki w optymalizacji przepływu pracy przy użyciu Kanban?

W praktyce zwinne zarządzanie Kanban w zespole z branży IT to sposób działania, który opiera się na sześciu głównych filarach – są one następujące:

• wizualizacja
• ustalanie priorytetów
• ograniczenie prac w toku (WIP, z ang. work in progres)
• regularne przeglądy (reviews)
• zasada pull
• nacisk na ciągłe doskonalenie procesów

Wizualizacja procesu pracy to jeden z podstawowych elementów metodyki Kanban. W każdym zespole, który pracuje w oparciu o tę metodykę, powinna znajdować się duża tablica Kanban. Jest to swego rodzaju dashboard, na którym zamieszcza się – w sposób, który możemy śmiało określić jako pismo obrazkowe – informacje na temat postępów w pracy. Dzięki temu każdy członek zespołu może w krótkim czasie zapoznać się z najważniejszymi informacjami na temat statusu projektu. Nie trzeba wówczas wiele wysiłku, by móc ocenić status projektu oraz ewentualne trudności.

Zarządzanie priorytetami to kolejne must have, jeśli zespół pracuje w ramach metodyki Kanban. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu członków zespołu IT jest nam łatwiej ocenić, które zadania mają status „pilny”, które czynności zaś można chwilowo odsunąć na dalszy plan. Dobrym pomysłem jest nadawanie poszczególnym zadaniom różnych kolorów w zależności od tego, jakie jest ich aktualne znaczenie dla projektu.

Ograniczenie prac w toku (WIP) zmniejsza ryzyko, że zespół – lub pojedyncze osoby należące do teamu – zostaną przeciążone ogromem prac. Zamiast borykać się z kilkoma lub kilkunastoma zadania zaleca się w ramach Kanban, by rozpocząć i wykonać w całości zadanie A, następnie przejść do czynności B i dopiero po jej realizacji zabrać się za C, D, E itp.

Jeśli chodzi o projekty IT, nie powinno się ich wykonywać bezrefleksyjnie – dotyczy to zarówno mniejszych zleceń, jak i poważniejszych przedsięwzięć. Dobrze zdawali sobie z tego sprawę, twórcy metodyki Kanban, stąd też jednym z zaleceń jest dokonywanie regularnych przeglądów (reviews). Podczas tych spotkań członkowie teamu mogą ocenić, jakie prace udało się już zrealizować, ile jeszcze zostało do zrobienia oraz co może doprowadzić do ewentualnych opóźnień czy innych problemów. Dzięki regularności przeglądów można zastanowić się, czy istnieje realne zagrożenie w postaci niedotrzymania umownych terminów oraz podejmować decyzje dotyczące tego:

• jakie dodatkowe funkcje dodać w oprogramowaniu tworzonym dla klienta oraz w jaki sposób należy to zrobić
• co należy zrobić z błędami, które się pojawiły
• jak należy postępować, by móc uniknąć sytuacji określanej w IT jako crunch (nasilenie prac w celu dostarczenia projektu na czas)

Rzecz jasna, Kanban nie jest zbiorem dogmatów. Wręcz przeciwnie – nic nie stoi na przeszkodzie, by metody te dostosowywać do specyfiki pracy danego zespołu lub oprogramowania, nad którym prowadzi się prace. To narzędzia – w tym przypadku metodyka – ma służyć firmie, a nie odwrotnie.

Ciekawym konceptem w kontekście zarządzania jest zasada pull, według której to odbiorca zadania decyduje, jakie zadanie ma być wykonane i w jakim czasie. Poszczególne zadania (ang. tasks) nie są narzucane z góry, co daje członkom zespołu dużą swobodę w działaniu.

Last but not least elementem Kanban jest nacisk na doskonalenie procesów. W biznesie kto nie idzie do przodu, ten się cofa – w myśl tej zasady każde realizowane zadanie powinno stanowić pretekst do analizy i zastanowienia się, co można poprawić w przyszłości.

Podsumowanie

Kanban w IT to popularna na całym świecie metoda zarządzania. Stosuje się ją w odniesieniu do poszczególnych zespołów, jak i całych firm. Praktyka pokazuje nam, że Kanban to uniwersalny sposób na kierowanie grupą – z powodzeniem sprawdzi się on i w mniejszych, i w większych przedsiębiorstwach. 

Spróbujmy zatem opowiedzieć na pytanie „Czy warto wprowadzić Kanban w firmie?”. Nasza odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna - tak, warto! Dobrze wdrożone zarządzanie Kanban jest w stanie przynieść wiele korzyści, przekładając się na wzrost efektywności. Skuteczność Kanban możemy porównać do... małych kamyków, jakimi są poszczególne narzędzia pracy i stanowiska robocze. Jeśli jednak usprawnień tych wprowadzimy odpowiednio dużo, pozytywne efekty skumulują się, skracając czas pracy nad poszczególnymi elementami.

Oczywiście, taki stan rzeczy nie oznacza jeszcze, że wystarczy przeczytanie jednego czy dwóch poradników, by móc wdrożyć metodę Kanban w zarządzaniu IT. Wręcz przeciwnie – kluczem do sukcesu jest doświadczenie – zarówno menedżerskie, jak i w obszarze programowania, oraz sprawna komunikacja w zespole.