Planowanie i zarządzanie zasobami w projekcie dla początkujących
W poprzednich artykułach omówiliśmy wstępne zagadnienia z zakresu skutecznego zarządzania projektami. Dowiedzieliśmy się, jak angażować osoby do projektu oraz jak menedżer dba o swój zespół. Umiejętne zarządzanie zasobami ludzkimi ma niezwykle ważny wpływ na jakość wykonania projektu, jednak nawet najbardziej zmotywowani pracownicy nie osiągną oczekiwanych rezultatów bez odpowiednich materiałów i sprzętu. Pora zatem poznać kolejne zagadnienia niezbędne do realizacji projektu, szczególnie te związane z procesem planowania i kontrolowania pracy w projekcie.
Efektywne zarządzanie zasobami - jak planować zasoby i realizację projektu?
Jak już zapewne wiesz zarządzanie projektami obejmuje kilka kluczowych etapów. Na początku należy dokładnie określić zakres projektu, następnie zaplanować realizację, śledzenie postępów i ocenę efektywności. W trakcie realizacji projektu istotne jest także monitorowanie ryzyka oraz optymalne wykorzystanie zasobów. Szczególnie tym ostatnim zagadnieniem i jego wpływem na powodzenie całego projektu zajmiemy się w poniższym artykule.
Planowanie i zarządzanie projektami
Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem projektu, który właśnie tworzy plan zarządzania projektem. Posiadasz już cały harmonogram i udało Ci się nawet zrekrutować świetnych pracowników do twojego zespołu. Pora więc skupić się na kolejnym aspekcie, czyli zapewnieniu zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami pozwala identyfikować dostępne materiały i planować ich wykorzystanie na różnym etapie prowadzenia projektu. Uporządkowane w ten sposób dostępne zasoby mogą być później w razie potrzeby alokowane lub dzielone między uczestników projektu. Od czego jednak powinniśmy zacząć?
Pierwszym etapem jest zbadanie rzeczywistego zapotrzebowania na zasoby. W tym celu warto przeanalizować dotychczasowy plan dotyczący zarządzania oraz spotkać się z interesariuszami projektu. To oni w znacznym stopniu mogą pomóc nam przeanalizować plan realizacji projektu, wyznaczyć harmonogram i zakres prac, a także w razie potrzebny zaoferować niezbędne zasoby w celu zakończenia projektu sukcesem. Gdy znamy już potrzebną ilość zasobów, możemy przejść do zidentyfikowania ich, zarządzania obciążeniem i zaplanować ich zużycie na konkretnych etapach przeprowadzenia projektu.
Warto pamiętać, że liczba zasobów potrzebnych do wykonania konkretnych zadań zależy od specyfiki twojego projektu, dlatego też podczas pracy nad projektem trzeba każdorazowo przeanalizować mocne i słabe strony planu projektu, zbadać potencjalne ryzyka projektowe i zaplanować odpowiednie zasoby finansowe i materialne dla danego projektu. Takie działania wpisuje się w strategię zarządzania ryzykiem i ma swoje przełożenie na szybkie zredukowanie lub uniknięcie dodatkowych kosztów projektu w przypadku komplikacji.
Korzyści z zarządzania zasobami
Widzisz już zapewne, że skuteczne zarządzanie zasobami projektowymi nie tylko wspiera działanie osób zaangażowanych w projekt, ale wręcz umożliwia im wykonywanie swojej pracy. W końcu co zrobiłby informatyk bez komputera lub inżynier bez odpowiednich narzędzi? Odpowiednie planowanie i alokacja zasobów tworzy więc warunki pracy i pozwala osiągnąć jakościowe rezultaty. Sprawdzone metody zarządzania zasobami pozwalają osiągnąć cele projektu, zwiększyć produktywność zespołu oraz zmniejszyć ryzyko związane z zarządzaniem projektami. Jakie jeszcze korzyści przynosi?
Zarządzanie zasobami pomaga zoptymalizować wykorzystanie dostępnych środków, takich jak ludzie, czas, umiejętności i budżet. Dzięki temu projekt może być realizowany w sposób bardziej efektywny i ekonomiczny. Minimalizowane jest także ryzyko opóźnień i przekroczenia budżetu. Odpowiednie zaplanowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu umożliwia także zarządzanie wydajnością, a zadania są wykonywane przez osoby posiadające odpowiednie umiejętności, co przyspiesza procesy i poprawia jakość pracy. Uwzględnia również potrzeby członków zespołu, takie jak równowaga między pracą a życiem prywatnym czy umiejętności rozwoju zawodowego.
Przykładowe narzędzia do zarządzania
Do efektywnego zarządzania zasobami w projekcie przydatne mogą okazać się oprogramowania umożliwiające ocenę wykorzystania zasobów i monitorowanie postępów projektu. Narzędzi do zarządzania projektami jest wiele, jednak my wyróżniliśmy te, które pomogą ci zarówno w zarządzaniu zasobami ludzkimi, jak również przydzielając zasoby na konkretnych poziomach projektu.
Microsoft Project
Microsoft Project to zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami, rozwijane przez firmę Microsoft. Aplikacja umożliwia planowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu, takich jak zadania, harmonogram, zasoby ludzkie, budżet i wiele innych. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownicy mogą tworzyć wykresy Gantta, przypisywać zadania do członków zespołu, śledzić postęp, a także analizować krytyczne ścieżki i zarządzać ryzykiem. Microsoft Project jest szczególnie przydatny w projektach o większym zakresie, gdzie skomplikowane zadania wymagają ścisłego monitorowania i zarządzania.
Jira to zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami, rozwijane przez firmę Atlassian. Oferuje kompleksowe rozwiązania dla zespołów pracujących w metodyce Agile oraz tradycyjnych modelach zarządzania projektami. Główne cechy aplikacji Jira obejmują śledzenie zadań, planowanie sprintów, zarządzanie zasobami, raportowanie postępu i integrację z różnymi narzędziami deweloperskimi.
Aplikacja umożliwia tworzenie tablic kanban, na których można wizualnie śledzić postęp prac, przypisywać zadania do konkretnych członków zespołu, a także monitorować czas poświęcony na wykonanie poszczególnych zadań. Jira oferuje również narzędzia do zarządzania błędami i incydentami oraz ułatwia ścisłą komunikację w zespole. Program jest szeroko stosowany w branży IT i nie tylko, umożliwiając efektywne zarządzanie projektami o różnym stopniu skomplikowania, od prostych zadań po rozbudowane projekty o dużym zakresie. Jej elastyczność i możliwość dostosowywania do różnych procesów pracy sprawiają, że jest popularnym narzędziem wśród firm stosujących metodyki zwinne.
Asana
Asana to zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami, oferujące intuicyjne środowisko pracy online. Umożliwia użytkownikom tworzenie zadań, projektów i harmonogramów, a także przypisywanie ich do konkretnych członków zespołu. Dzięki funkcjom takim jak tablice projektowe, kalendarz, kolejki zadań i komunikacja wewnątrz platformy, Asana wspiera efektywną organizację pracy, ułatwiając śledzenie postępu projektów i współpracę zespołową. Integracje z różnymi narzędziami oraz możliwość generowania raportów i analizy danych dodatkowo zwiększają użyteczność tego narzędzia.
Podsumowanie
Planowanie i dystrybucja zasobów to jeden z istotnych etapów zarządzania dowolnym przedsięwzięciem, bez którego projekt nie zakończy się sukcesem. Właściwe zarządzanie zasobami pozwala bowiem nie tylko osiągnąć cele, ale także zminimalizować ryzyko oraz zwiększyć produktywność zespołu projektowego. Warto przy tym zwrócić uwagę na kilka z dostępnych na rynku narzędzi do planowania, które pomogą Ci skutecznie komunikować się z zespołem, kontrolować harmonogram prac i zarządzać dostępnymi zasobami.
